Kỹ năng từ chối – Để có thời gian làm những việc quan trọng

Khi giao tiếp trong kinh doanh, yêu cầu tối thiểu của việc trao đổi thành công chính kỹ năng lắng nghe. Nhưng một khi bạn lắng nghe các vấn đề từ đối tác, các vấn đề và yêu cầu từ họ sẽ dần dần nảy sinh. Để đảm bảo giao tiếp hiệu quả, chân thành, bạn cần phải đưa ra lời khuyên hay hành động để thể hiện sự tôn trọng của mình với ý muốn của người nói. Trong một số trường hợp bất khả kháng, có được kỹ năng từ chối khéo là một cách để giảm sự phiền hà cho bản thân mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp.

Khi giao tiếp trong cuộc sống thường ngày, bạn cần có sự nhiệt tình, lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người đối diện. Tuy nhiên, đối với một số việc bạn không muốn, hay với những người lợi dụng sự nhiệt tình của bạn để đạt được những lợi ích thái quá của mình, thì từ chối chính là giải pháp cuối cùng mà cần bạn phải chọn.

Thế nhưng từ chối làm sao để vẫn giữ được sự hài lòng của đối phương, vẫn thể hiện được sự kiên quyết của mình thì đó là cả một nghệ thuật? Hy vọng một số kỹ năng từ chối dưới đây sẽ hữu ích cho các bạn khi phải nói không với yêu cầu của ai đó.

Từ chối những công việc vượt quá khả năng của mình.

Từ chối những công việc vượt quá khả năng của mình.

Đánh giá vấn đề trước khi đề nghị từ chối

Trước khi có ý định từ chối một ai, bạn cần đánh giá vấn đề mà họ đưa ra cho bạn. Trong một số trường hợp, việc mà người khác nhờ bạn, hoặc cấp trên giao cho bạn không thật sự phiền hà và mất nhiều thời gian như bạn nghĩ.

Trở lại khía cạnh cốt lõi của kỹ năng giao tiếp hiệu quả, bạn cần chú ý lắng nghe vấn đề mà người đối diện đang gặp phải. Dự đoán được một số tình huống sẽ xảy ra và có hướng giải quyết cụ thể.

Một số người thật sự gặp khó khăn trong vấn đề tâm sự, và đang cần bày tỏ những khó khăn của mình cho người nghe. Vì vậy bạn cần phải gợi mở cho họ nói hết những khó khăn mà họ gặp phải để có thể liệu tình mà đánh giá. Nếu thật sự vấn đề thật đơn giản, bạn cũng chẳng tiếc chi vài lời khuyên hay hành động giúp đỡ họ. Họ sẽ vô cùng cảm kích trước nghĩa cử cao đẹp này của bạn.

Nếu vấn đề thật quá phức tạp với bạn hay vấn đề mà bạn không tiện nhúng tay vào, hãy lựa lời để từ chối. Hoặc trong trường hợp bạn cần phải giải quyết, hãy xin đối phương chút ít thời gian để bạn suy nghĩ, và xin một cuộc hẹn khác nếu cần thiết.

Chọn thời điểm thích hợp khi đưa ra đề nghị từ chối

Việc chọn một thời điểm để nói lời từ chối cũng vô cùng quan trọng. Đối phương có thể đánh giá sự nhiệt tình, thái độ tôn trọng của bạn thông qua thời gian mà bạn đặt cuộc hẹn thứ hai.

Không nên quá vội vàng hấp tấp để trả lời đề nghị của người nói, cũng không nên quá dây dưa trước tình hình nguy cấp của họ. Vì vậy hãy chọn một thời điểm mà bạn chắc chắn rằng bạn sẽ dành đủ thời gian để nghiên cứu vấn đề trước khi cho họ câu trả lời, đồng thời cũng giúp họ giảm thời gian chờ đợi từ bạn.

Trong một số trường hợp, bạn cần gợi ý cho họ đi hỏi thăm những người khác trong khi chờ đợi câu trả lời của bạn nếu bạn không chắc chắn có thể tìm ra cách giải quyết. Tránh để họ trông chờ vào mỗi một mình bạn, rất có thể sẽ lỡ việc của họ và bạn sẽ tự gây thêm áp lực cho mình.

Trong khoảng thời gian chờ đợi, bạn cũng nên thật sự suy nghĩ về vấn đề mà đối phương đã chia sẻ cùng bạn. Giúp họ tìm ra phương án giải quyết ổn thỏa nhất mà bạn có thể làm.

Nếu vấn đề lớn cần nhiều sự giúp đỡ, hãy phân tích ra và xác định những việc nào bạn có thể hỗ trợ họ và cho họ biết những việc bạn không thể làm. Ít ra như vậy, bạn cũng giúp họ có cái nhìn từ góc độ khác về vấn đề họ đang gặp, hoặc họ sẽ tự biết cần phải nhờ đến ai không phải là bạn.

Gặp mặt trực tiếp khi muốn từ chối ai đó

Một sự thật phũ phàng là khi bị từ chối, đa phần đối phương sẽ có sự thất vọng, dù ít dù nhiều. Và nếu như sự hi vọng của họ dành cho bạn càng nhiều thì hiểu lầm ý định của bạn sẽ càng lớn.

Vì vậy bạn cần gặp mặt trực tiếp khi muốn từ chối một ai đó. Điều này sẽ giúp bạn trở thành người nhã nhặn và có trách nhiệm trong mắt người khác.

Nhiều người yêu nhau đã đánh giá sự quan tâm của đối phương và tình yêu dành cho mình qua những việc mà họ cần giúp đỡ. Tuy nhiên, một số người vì chưa trưởng thành nên đã có lối suy nghĩ trẻ con ấy để đánh giá người yêu của mình. Nên việc gặp mặt cũng là để giải tỏa những hiểu lầm không đáng có.

Bạn nên chọn địa điểm và thời gian gặp mặt là một nơi ôn hòa, và công cộng. Trừ những công việc không thể cho quá nhiều người biết mới phải đến nhà riêng, hoặc trường hợp đối tượng nhờ vả bạn lại là một người mà bạn kính trọng như sếp của bạn hay bà con chú bác.

Tuyệt đối không nên trả lời qua tin nhắn hay email về việc từ chối, nhất là sau khi bạn đã để người khác phải chờ đợi câu trả lời. Như vậy là bạn đã vô tình chấm dứt mối quan hệ của bạn với người đó, vì thái độ này của bạn đã thể hiện sự không tôn trọng và xem thường họ. Sẽ rất khó khăn cho bạn nếu sau này bạn cần phải nối lại mối quan hệ này.

Không nên quá thẳng thắn khi từ chối

Dù đối phương là ai thì bạn cũng không nên dùng lời lẽ quá thẳng thắn để từ chối vấn đề. Nhất là khi gặp mặt lần thứ hai, bạn nên gợi lại câu chuyện của họ.

Một số trường hợp họ đã tìm ra được cách giải quyết khác mà không cần đến bạn, hoặc đã suy nghĩ thông suốt về việc mà họ cần nhờ. Nếu bạn thẳng thắn và nói ngay từ đầu, vô tình bạn đã không còn cho ai cơ hội tiếp tục mối quan hệ với bạn. Điều này sẽ khiến cho đối phương cảm thấy có lỗi ngược lại, và mặc cảm khi gặp lại bạn sau này.

Hãy cùng nhau thảo luận về vấn đề này một lần nữa. Và cách tốt nhất luôn là thăm dò ý của đối phương trước khi bạn nói ra quyết định của mình.

Nếu vấn đề vẫn như cũ hãy từ tốn giải thích cho họ những gì mà bạn đã suy nghĩ mấy hôm nay. Và đưa ra những giải pháp có thể cho cả hai. Có thể họ sẽ cùng bạn gỡ rối vấn đề.

Tuy nhiên, đối với những lời đề nghị khiếm nhã, những yêu cầu vô lý hay những kế hoạch khiến bạn chắc chắn phải chịu tổn thất, hãy cứ thẳng thắn bày tỏ quan điểm của mình để tránh vướng mắc về sau. Những dạng người này nếu bạn còn muốn dây dưa nhiều thì bạn sẽ phải “đêm dài lắm mộng”.

comment Chưa có bình luận nào

Bạn có thể là người đầu tiên để lại nhận xét

mode_editĐể lại bình luận

menu
menu