3 cách đơn giản để quản lý thời gian trong công việc


Cùng với quá trình hiện đại hóa và hội nhập, quỹ thời gian sử dụng của mọi người bị phân tán đi rất nhiều. Xong, không phải ai cũng biết cách quản lý thời gian trong công việc của mình một cách phù hợp và hiệu quả, đó là chưa kể đến việc phung phí thời gian cho những việc mang lại ít giá trị.

3 cách đơn giản để quản lý thời gian trong công việc

Không phải ai cũng biết cách quản lý thời gian trong công việc của mình một cách phù hợp và hiệu quả.

Có người đã từng nói với tôi rằng: “Bạn giàu hơn cả tỷ phú Bill Gates”, lúc đó tôi nghĩ bạn tôi đang nói giỡn vì Bill Gates là người giàu có nhất thế giới, nhưng tôi quên một điều là như tất cả những người khác, Bill cũng chỉ có 24h mỗi ngày. Và “tôi giàu hơn cả Bill” là vì tôi còn trẻ và dù cho Bill lấy tất cả gia tài của mình để đổi lấy thời gian, tuổi trẻ một lần nữa cũng không thể nào đổi được, đúng không?

Thời gian thực sự quý hơn cả vàng bạc, và việc bạn sử dụng thời gian quyết định sự giàu có của bạn. Dưới đây là 3 ba cách đơn giản để giúp bạn có thể thực hành quản lý thời gian hiệu quả, nâng cao năng suất làm việc.

1. Sắp xếp các công việc theo một thứ tự logic

Sắp xếp các công việc theo một thứ tự logic tạo cho bạn tâm thế muốn làm việc, kiểu như “Được rồi, mọi thứ đã ổn chỉ cần bắt tay vào làm từng việc là xong!”. Với tâm thế này tạo cho bạn sự thoải mái và ham muốn làm việc hơn. Bên dưới là một ví dụ cho những bạn làm văn phòng.

Thứ tự công việc thiếu logic:

  • Đến sở làm (7h30) → hoàn tất công việc hôm qua (9h00) → gọi café và thưởng thức (9h15)→ chuẩn bị hồ sơ cho buổi họp vào giờ chiều(9h45)→ Kiểm tra mail (11h)

Rõ ràng, với cách làm việc thế này bạn sẽ bị lúng túng và mất tập trung khi hoàn thành xong phần công việc hôm qua.

Đọc thêm:  Câu chuyện thành công - Bảy mẩu chuyện ngắn đáng để bạn suy ngẫm

Chúng ta cùng xem thứ tự sắp xếp logic:

  • Đến sở làm (7h30) → Gọi café và kiểm tra email khi dùng café (7h45)→ chuẩn bị hồ sơ cho buổi họp vào giờ chiều (8h15) → sắp xếp thời gian để hoàn tất công việc hôm qua (10h30)

Rõ ràng, bạn hoàn thành công việc sớm hơn 30 phút cho với phần trên, vì bạn kiểm tra mail và vừa dùng cafe, hai việc này có thể kết hợp để tiết kiệm thời gian, người khác nhìn vào cũng nhận thấy bạn tích cực làm việc! Hơn nữa, việc kiểm tra mail ngay khi bắt đầu buổi làm việc giúp bạn cập nhật các công việc quan trọng và cấp bách nên không còn lúng túng khi làm việc nữa!

Bạn nên đọc bài viết 72 Kỹ năng mềm trong công việc để hiểu rõ hơn về vấn đề này.

2. Quản lý thời gian trong công việc: Chọn việc ưu tiên để làm trước

Như bạn biết, không phải việc nào cũng như nhau, sẽ có những việc quan trọng hơn, cấp bách hơn những việc còn lại. Việc quan trọng là những công việc tạo giá trị cho bạn, còn việc cấp bách là việc phải hoàn thành xong trong một khoảng thời gian ngắn nếu không sẽ bị kết quả xấu như trễ hạn, bị khiển trách.

Tôi thường chia công việc ra thành 4 loại:

  • Loại I – Không quan trọng, không cấp bách: công việc văn phòng thường ngày, việc chuẩn bị bài khi đến lớp
  • Loại II – Quan trọng, không cấp bách: công việc như lập kế hoạch, phát triển bản thân, ôn tập kiến thức cũ
  • Loại III – Quan trọng, cấp bách: thường là những việc xảy ra không đoán trước được, hay những việc do lười biếng mà sắp deadline bạn chưa làm xong, những bài kiểm tra không báo trước,…
  • Loại IV – Không quan trọng, cấp bách: như nghe điện thoại, làm việc người khác nhờ, photo tài liệu,…
Đọc thêm:  Tại sao bạn rất “giỏi” mà lại không thăng tiến?

Hãy lấy giấy và viết rồi chia những công việc bạn đang làm theo bốn phần trên, sau đó hãy đọc tiếp.

Khoảng thời gian mà bạn nên dành cho 4 loại công việc trên theo thứ tự là: 15% – 60% – 25% – 10%. Với thứ tự này, dù bạn làm việc ở môi trường nào thì thời gian để đầu tư vào bản thân bạn thông quan công việc luôn là 60%. Thời gian bạn dành cho chính bạn càng nhiều thì giá trị của bạn càng cao.

Bạn nhớ nhé, thứ tự ưu tiên của công việc là: II > III >I > IV.

Quản lý thời gian trong công việc: Chọn việc ưu tiên để làm trước

Phải học cách quản lý thời gian trong công việc để tìm ra việc quan trọng hơn, cấp bách hơn những việc còn lại.

3. Chia công việc thành từng khoảng 30 phút

Để tận dụng tối ưu thời gian hơn thì việc chia công việc thành từng khoảng thời gian ngắn sẽ là một ý tưởng tuyệt vời và rất dễ áp dụng. Bạn có thể chia thời gian thành những khoảng 25 phút, 30 phút, 45 phút.

Ví dụ bên dưới là bảng công việc trong một ngày được sắp xếp vào từng khoảng thời gian 30 phút:

Buổi sáng Buổi chiều
Thời gian Công việc Thời gian Công việc
6h30 – 7h00 Ăn sáng, đến nơi làm việc 13h30 – 14h00 Đến nơi làm, kiểm tra tài liệu
7h00 – 7h30 Café và kiểm tra mail 14h00-15h30 Họp
7h30 – 8h00 Lên kế hoạch và sắp xếp 15h30 – 16h00 Café và sắp xếp công việc
8h30 – 9h00 Hoàn thành việc hôm qua 16h00 – 16h30 Hoàn thành công việc hôm nay
9h00 – 9h30 Hoàn thành việc hôm qua 16h30 – 17h00 Hoàn thành công việc hôm nay
 

9h30 – 10h30

Trao đổi với đồng nghiệp

Chủ động giúp đỡ đồng nghiệp, cấp trên.

 

 

17h00 – 17h30

Lên kế hoạch công việc, ý tưởng, hoặc đánh giá hiệu quả của ngày làm việc
 

10h30 – 11h00

 

Chuẩn bị tài liệu họp

 

17h30 – 18h00

Ăn cơm, trò chuyện với đồng nghiệp hoặc về nhà với gia đình
11h00 – 11h30 Thư giãn, kiểm tra mail  

 

Thời gian nghỉ ngơi

Thư giãn, nghỉ ngơi bên gia đình.

Làm việc bạn đam mê.

Phát triển bản thân, học thêm ngoại ngữ,…

11h30 – 12h00 Ăn cơm với đồng nghiệp, tán gẫu và không nói chuyện công việc
12h-13h30 Nghỉ trưa

Hãy dựa vào bảng trên để thiết kế một khung làm việc cho chính bạn. Bạn có thể linh động hơn đừng rập khuôn nhé.

Chẳng hạn như công việc kiểm tra mail bạn có chỉ cần làm trong 5 phút thì chỉ cần dành cho nó khung thời gian 5 phút thôi. Nếu bạn chưa thể hoàn thành một bảng như vậy cũng không sao, chỉ cần để những công việc quan trọng nhất, còn các khoảng thời gian còn lại sẽ tự được lấp đầy bởi những công việc khác (tuy nhiên, theo thời gian nên có một khung làm việc càng cụ thể càng tốt).

Bạn có nhận ra bảng phía trên chính là kế hoạch của cả một ngày làm việc không?

Dựa vào đó bạn có thể lập một bảng kế hoạch cho một tuần, hoặc một tháng với nội dung hướng tới mục tiêu mà bạn quan tâm nhất. Hãy áp dụng thật sáng tạo nhé!

Trên đây là 3 cách để bạn quản lý thời gian trong công việc cũng như trong cuộc sống thường ngày. Hãy áp dụng chúng để giúp bạn chủ động, tự tin, giảm bớt những căng thẳng do không biết sắp xếp thời gian trong công việc. Từ đây, công việc cũng không còn nặng nề, nhàm chán và lặp đi lặp lại nữa vì chính bạn đã thiết kế chúng mà.

Với những khoảng thời gian mà bạn tiết kiệm được bạn có thể làm thêm nhiều công việc quan trọng khác có giá trị hơn để được thăng chức, suy nghĩ về tương lai, hay đơn giản là thiết kế lại khung thời gian của bạn sao cho bạn có thể làm việc một cách hiệu quả nhất.

KyNang.Me chúc bạn thành công với 3 cách đơn giản để quản lý thời gian trong công việc .

comment Chưa có bình luận nào

Bạn có thể là người đầu tiên để lại nhận xét

mode_editĐể lại bình luận

menu
menu